Gründungs-Checkliste: die richtige Reihenfolge

Bei UG und GmbH hängen viele Schritte voneinander ab. Wer die Reihenfolge kennt, vermeidet Wartezeiten. Diese Liste zeigt den typischen Ablauf.

Phase 1: Vorbereitung

1. Eckdaten klären

Lege fest, welche Rechtsform zu deinem Vorhaben passt (UG oder GmbH), wer Gesellschafter wird und wer die Geschäftsführung übernimmt. Halte außerdem den Unternehmensgegenstand und die Höhe des Stammkapitals fest.

2. Firmennamen prüfen

Der Name muss unterscheidbar sein und die Rechtsform enthalten (z. B. „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „GmbH“). Prüfe vorab im Handelsregister und bei der IHK, ob er verfügbar und zulässig ist. Das spart spätere Ablehnungen und Änderungen.

3. Gesellschaftsvertrag vorbereiten

Der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) regelt Anteile, Geschäftsführung, Gewinnverteilung und Gesellschafterwechsel. Bei einfachen Konstellationen (bis zu drei Gesellschafter und ein Geschäftsführer) kann das gesetzliche Musterprotokoll genügen. Sobald mehrere Gesellschafter beteiligt sind oder du individuelle Regelungen brauchst, ist ein individueller Vertrag sinnvoll.

Phase 2: Gründung

4. Gründungskonto eröffnen

Eröffne ein Konto für die Gesellschaft in Gründung. Viele Banken verlangen dafür Unterlagen wie den Vertragsentwurf und Ausweiskopien. Plane hier Bearbeitungszeit ein, denn ohne Konto kannst du das Stammkapital nicht einzahlen.

5. Notartermin

Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden. Bring Ausweise, Angaben zu allen Gesellschaftern und Geschäftsführern sowie den finalen Namen mit. Schicke dem Notar die Unterlagen am besten vorab, damit der Termin zügig verläuft.

6. Stammkapital einzahlen

Zahle das Stammkapital auf das Gründungskonto ein.

• UG: Das Stammkapital muss vor der Anmeldung vollständig eingezahlt sein (mindestens 1 €).
• GmbH: Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 €. Vor der Anmeldung muss mindestens die Hälfte (12.500 €) eingezahlt sein.

Bewahre den Einzahlungsnachweis auf, denn das Registergericht kann ihn verlangen.

7. Handelsregisteranmeldung

Der Notar meldet die Gesellschaft elektronisch beim Handelsregister an. Dafür müssen Beurkundung und Einzahlung vorliegen.

8. Eintragung abwarten

Erst mit der Eintragung im Handelsregister entsteht die UG bzw. GmbH als juristische Person. Die Dauer hängt vom Registergericht ab. Vorher solltest du nicht nach außen als fertige Gesellschaft auftreten.

Phase 3: Nach der Eintragung

9. Gewerbeanmeldung

Melde das Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt an. Du brauchst dafür in der Regel den Handelsregisterauszug.

10. Steuerliche Erfassung

Reiche über ELSTER den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt ein. Du erhältst anschließend die Steuernummer und bei Bedarf die Umsatzsteuer-ID.

11. Weitere Pflichten und Anmeldungen

Je nach Vorhaben kommen weitere Schritte hinzu:

• IHK-Mitgliedschaft (entsteht automatisch, du erhältst Post von der IHK)
• Berufsgenossenschaft, falls du Mitarbeiter beschäftigst
• Betriebsnummer und Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern bei Mitarbeitern
• Prüfung des Transparenzregisters (der Eintrag erfolgt meist automatisch, kontrolliere die Angaben)
• Versicherungen, z. B. Betriebshaftpflicht
• Buchhaltung einrichten und Rechnungsvorlagen mit den Pflichtangaben erstellen

Typische Fehler vermeiden

• Ohne Eintragung auftreten: Verträge vor der Eintragung können zu persönlicher Haftung führen.
• Konto zu spät eröffnen: Die Bankprüfung verzögert oft den gesamten Ablauf.
• Namen nicht vorab geprüft: Eine Ablehnung kostet Zeit und ggf. zusätzliche Notargebühren.
• Unterlagen unvollständig beim Notar: Das führt zu Nachfragen und Verzögerungen.

Fazit

Wer die Schritte in dieser Reihenfolge angeht, spart Wochen. Parallel arbeiten lassen sich vor allem Namensprüfung, Vertragsentwurf und Kontoeröffnung. Notartermin, Einzahlung und Eintragung bauen dagegen strikt aufeinander auf.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.